5 ส แปลมาจากคำย่อ "5S" ซึ่งเป็นอักษรตัวแรกของคำในภาษาญี่ปุ่น 5 คำคือ

S1 : SEIRI (เซริ) : สะสาง (Clearing Up)
S2 : SEITON (เซตง) : สะดวก (Organizing)
S3 : SEISO (เซโซ) : สะอาด (Cleaning)
S4 : SEIKETSU (เซเคทซึ) : สุขลักษณะ (Standardizing)
S5 : SHITSUKE (ซิทซึเคะ) : สร้างนิสัย (Training & Discipline)

ญี่ปุ่นได้นำ ส.แต่ละตัวไปใช้และพัฒนาอย่างจริงจังโดยจัดทำให้เป็นระบบมีการกำหนดขั้นตอนในการดำเนินกิจกรรม มีการติดตามผลงานเป็นระยะๆ อีกทั้งยังมีวิธีการควบคุมกิจกรรมให้เกิดความยั่งยืนได้
เพื่อให้เข้าใจชัดเจนยิ่งขึ้น อาจอธิบาย ความหมาย 5 ส ได้ดังนี้

สะสาง คือ การแยกให้ชัดเจนระหว่างของที่จำเป็นต้องใช้กับของที่ไม่จำเป็นต้องใช้ ของที่ไม่จำเป็นต้องให้ขจัดทิ้งไป กล่าวกันว่าการเพิ่มประสิทธิภาพนั้นต้องเริ่มจาก "สะสาง"

สะดวก คือ การจัดวางของที่จำเป็นต้องใช้ให้เป็นระเบียบสามารถหยิบฉวยใช้งานได้ทันที กล่าวกันว่าให้ใช้หลัก "สะดวก" นี้เพื่อกำจัดความสูญเปล่าของเวลาในการ "ค้นหา" สิ่งของ

สะอาด คือ การปัดกวาดเช็ดถูสถานที่ สิ่งของ อุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องจักร ให้สะอาดอยู่เสมอไม่มีเศษขยะ ไม่ให้สกปรกเลอะเทอะ
กล่าวกันว่า "สะอาด" คือ พื้นฐานของการยกระดับคุณภาพ

สุขลักษณะ คือ การรักษาปฏิบัติ 3 ส ได้แก่ สะสาง สะดวก และสะอาดให้ดีตลอดไป ซึ่งเป็นการจัดการสภาวะรอบตัว
เพื่อให้เกิดสภาพที่ดีทางกาย จิตใจ ความปลอดภัยและสิ่งแวดล้อม

สร้างนิสัย คือ การรักษาและปฏิบัติตามสิ่งที่กำหนดไว้แล้วอย่างถูกต้องจนติดเป็นนิสัย
และสร้างวินัยให้กับตนเอง

หลักการสำคัญบางประการในการจัดการสะดวก
1.กำหนดมาตรฐานจำนวนอุปกรณ์สำนักงานที่ควรมีประจำโต๊ะทำงานของแต่ละคน ซึ่งแต่ละพื้นที่มีความต้องการแตกต่างกันแล้วแต่ความเหมาะสม
2. การจัดเก็บ การนำไปใช้งานต้องยึดหลัก FIFO (FIRST-IN-FIRST-OUT) คือ การนำสิ่งของที่เก็บไว้ก่อนออกมาใช้ก่อน
3. สิ่งของทุกอย่างต้องมีการกำหนดบริเวณที่อยู่อย่างชัดเจนถูกต้อง
4.การจัดทำป้ายแสดงสิ่งของและกำหนดบริเวณต้องจัดทำอย่างเป็นระบบ
5. สิ่งของที่มีการถูกใช้งานบ่อย ๆ ต้องถูกจัดไว้ใกล้กับผู้ปฏิบัติงาน
6. การแสดงภาพสิ่งของ ให้มองเห็นได้อย่างชัดเจน สามารถลดเวลาการค้นหาได้
7. สิ่งของที่ออกแบบหรือใช้งานเฉพาะอย่าง ควรถูกแยกออกจากสิ่งของที่ใช้กันโดยทั่วไป
วิธีการดำเนินการทำความสะอาด
- กำหนดวาระการทำความสะอาดเป็นประจำอย่างชัดเจน
- ทุกวัน (Daily) ประมาณ10 นาที
- ทุกเดือน (Monthly) ประมาณ 30 - 60 นาที
- ทุกปี (Yearly)
- ระหว่างการทำความสะอาดก็ต้องมีการตรวจเช็ค (Inspection) ไปด้วย พร้อมกับการกำจัดแหล่งกำเนิดของความสกปรก
- จัดระเบียบการปฏิบัติ ส.สะอาด (SEISO RULE) ติดไว้ในที่ที่ทุกคนสามารถมองเห็นได้ง่ายและต้องอธิบายรายละเอียดให้ทุกคนเข้าใจและเห็นชอบร่วมกัน
วิธีการดำเนินการสุขลักษณะ
สุขลักษณะที่ดีจะเกิดขึ้นได้เมื่อเราทำ 3 ส แรก อย่างต่อเนื่องและพยายามปรับปรุงให้ดียิ่ง ๆ ขึ้นไป
วิธีการดำเนินการสร้างนิสัย
จะต้องมีการกระตุ้น จูงใจ ให้ทุกคนคิดสร้างสรรค์ การปรับปรุงพื้นที่ทำงานให้ดีขึ้นตลอดเวลา
โดยผู้บังคับบัญชาของแต่ละหน่วยงาน
ขั้นตอนสำคัญของการดำเนินงาน 5 ส

กิจกรรม 5 ส เป็นกิจกรรมที่ต้องการให้ทุกคนในหน่วยงานร่วมมือร่วมใจกันทำซึ่งผู้ที่สำคัญที่สุดและมีอิทธิพลที่สุดก็คือ ผู้บังคับบัญชา ของหน่วยงานนั้น ๆ ซึ่งถ้าผู้บังคับบัญชาให้ความสนใจ และคอยติดตามความเป็นไปของกิจกรรม 5 ส. ในหน่วยงานของตนเองอย่างสม่ำเสมอจะเป็นพลังที่จะคอยกระตุ้นเตือนให้ผู้ปฏิบัติงานทุกคนเห็นความสำคัญของกิจกรรม 5 ส ดังนั้นขั้นตอนสำคัญที่จะทำให้กิจกรรมนี้ดำเนินไปได้ด้วยดีแยกไว้ดังนี้
1. ผู้บริหารประกาศนโยบายที่แน่ชัด
2. แต่งตั้งคณะทำงานดำเนินการกิจกรรม 5 ส
3. ตั้งเป้าหมายร่วมกัน
4. จัดทำแผนปฏิบัติการโครงการ 5 ส ของหน่วยงานและจัดส่งให้คณะกรรมการดำเนินการกิจกรรม 5 ส ทราบ
5. จัดแบ่งพื้นที่และทำผังพื้นที่แสดงความรับผิดชอบ
6. ถ่ายภาพพื้นที่สภาพก่อนทำ 5 ส และหลังทำเป็นระยะ ๆ
7. รณรงค์ ประชาสัมพันธ์การดำเนินกิจกรรม 5 ส
8. การให้ความรู้ ความเข้าใจเรื่อง 5 ส แก่เจ้าหน้าที่ทุกคน
9. การจัดทำความสะอาดใหญ่ (Big Cleaning Day)10. การลงมือปฏิบัติ 5 ส เป็นประจำทุกวันโดย การกำหนดเวลาที่ชัดเจน
11. ถ่ายรูป (อีกครั้ง) หลังทำ 5 ส
12. การจัดตั้งมาตรฐานปฏิบัติงาน 5 ส แต่ละ ส
13. การตรวจสอบการประเมินผลและปรับปรุงแก้ไข
14. การจัดรณรงค์ ประชาสัมพันธ์ พร้อมกิจกรรมพิเศษ เพื่อการกระตุ้นเตือนการดำเนินงาน 5 ส ตลอดเวลา